Ferramenta 5W2H: o que é e como funciona?

A ferramenta 5W2H é uma técnica simples e eficaz utilizada para planejar e organizar projetos, atividades e tarefas. O termo 5W2H é um acrônimo em inglês que representa as sete perguntas que devem ser respondidas ao utilizar a ferramenta:

• What (O que)?

• Why (Por que)?

• Where (Onde)?

• When (Quando)?

• Who (Quem)?

• How (Como)?

• How much (Quanto Custa)?

Essas perguntas são utilizadas para identificar os elementos fundamentais de uma atividade ou projeto, fornecendo uma visão completa e estruturada do que precisa ser feito e como deve ser feito.

Como utilizar a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é aplicada em um processo de sete etapas, que inclui responder a cada uma das perguntas mencionadas acima. Veja abaixo como cada uma dessas etapas funciona:

1. O que (O que)?

Essa etapa se concentra em definir a tarefa ou atividade que será realizada. Por exemplo, "Desenvolver um novo produto" ou "Melhorar o processo de atendimento ao cliente".

2. Por que (Por que)?

Essa etapa envolve a identificação da razão pela qual a tarefa ou atividade é importante. Por exemplo, "Para aumentar a receita da empresa" ou "Para melhorar a satisfação do cliente".

3. Onde (Onde)?

Essa etapa se concentra em determinar onde a tarefa ou atividade será realizada. Por exemplo, "No departamento de pesquisa e desenvolvimento" ou "No departamento de atendimento ao cliente".

4. Quando (Quando)?

Essa etapa envolve a definição do prazo para concluir a tarefa ou atividade. Por exemplo, "Até o final do trimestre" ou "Até o final do ano".

5. Quem (Quem)?

Essa etapa se concentra na identificação das pessoas ou equipes responsáveis ​​pela realização da tarefa ou atividade. Por exemplo, "Equipe de desenvolvimento de produtos" ou "Equipe de atendimento ao cliente".

6. Como (Como)?

Essa etapa envolve a definição dos métodos ou processos que serão utilizados para realizar uma tarefa ou atividade. Por exemplo, "Realizar pesquisas de mercado e desenvolver protótipos" ou "Treinar uma equipe de atendimento ao cliente".

7. Quanto (Quanto custa)?

Essa etapa envolve a motivação do custo estimado para a realização da tarefa ou atividade. Por exemplo, "R$ 100.000,00 para o desenvolvimento do novo produto" ou "R$ 50.000,00 para o treinamento da equipe de atendimento ao cliente".

A utilização da ferramenta 5W2H oferece diversos benefícios, incluindo:

Clareza no planejamento: O uso da ferramenta 5W2H ajuda a identificar e definir claramente o que precisa ser feito, por que, onde, quando, quem será responsável, como será feito e quanto ir